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Documentos de RR. HH. con firma y acuse de reciboRR. HH. prueba que entregó. El colaborador prueba que leyó.

Ingreso, contrato, política interna, aviso de vacaciones, amonestación, desvinculación: cada documento del ciclo de vida del colaborador con firma o acuse comprobado, recordatorio automático y guarda por el plazo que pide la ley.

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Aviso de vacaciones

Mariana Costa Lima

Acuse registrado
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Qué duele hoy

  • El colaborador dice que nunca recibió la política o el aviso de vacaciones.

    Cómo lo resuelve DOQYN

    Acuse de recibo con prueba de apertura: el documento solo cuenta como entregado después de abrirse, con hora, IP y dispositivo. Sirve para política, orden de trabajo, aviso y comunicado.

  • Ingreso en papel: lista de verificación, copias, firma en tres vías y escáner.

    Cómo lo resuelve DOQYN

    Plantilla de ingreso llenada por el candidato en el celular, documentos personales adjuntos, contrato firmado y todo archivado en la carpeta del colaborador.

  • Amonestación y suspensión firmadas con apuro, sin testigo y sin copia.

    Cómo lo resuelve DOQYN

    Flujo con el gerente, el colaborador y RR. HH., plazo y recordatorio; el PDF final guarda quién firmó, cuándo y desde dónde, con validador público.

  • Documentos laborales dispersos, y el auditor pide la nómina de hace cinco años.

    Cómo lo resuelve DOQYN

    Categoría por tipo con retención definida (nómina 5 años, seguridad 20), descarte registrado y búsqueda por nombre, documento o contenido.

Un flujo real, de principio a fin

  1. 01

    Candidato aprobado

    RR. HH. envía la plantilla de ingreso por WhatsApp o correo. El candidato la llena en el celular y adjunta documento y comprobante.

  2. 02

    Contrato y políticas

    El contrato de trabajo y las políticas entran al flujo: el colaborador firma, el gerente aprueba, RR. HH. archiva.

  3. 03

    Durante el vínculo

    Aviso de vacaciones, cambio de función y amonestación salen del mismo lugar, con prueba de acuse.

  4. 04

    Desvinculación y guarda

    Documentos de finiquito firmados y toda la carpeta guardada por el plazo legal, con descarte registrado al final.

Ejemplo listo para usar

Plantilla de ingreso

Datos personales, dependientes, cuenta bancaria, opción de transporte y adjuntos, con validación de documento y formato de teléfono. Genera la carpeta del colaborador y dispara el flujo del contrato.

Preguntas de quien es del área

¿El acuse electrónico sustituye la firma en papel en la política interna?

Para documentos que solo exigen acuse, sí: el registro de apertura, hora, IP y dispositivo forma la prueba. Para contratos laborales usamos firma electrónica con código de confirmación. Los requisitos varían según el país, así que revise las reglas que aplican a usted.

¿Un colaborador sin correo puede firmar?

Hoy la confirmación va por correo. Código por WhatsApp y acceso por documento están en la hoja de ruta y se liberarán primero para clientes de RR. HH.

¿Puedo enviar el mismo documento a 300 personas?

Sí, en lote, con panel de quién leyó, quién firmó y quién falta, y recordatorio automático.

Empiece por un documento de esta área.

Cree la cuenta, suba el documento que más trabajo le da y vea el flujo suceder.

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